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Bei der Stiftung Deutsches Historisches Museum ist ab August 2024 als Mutterschutz- bzw. Elternzeitvertretung die Stelle der/des Sekretärin/s/Assistenz des Präsidenten (m/w/d) befristet bis voraussichtlich zum 31. Oktober 2025 in Vollzeit zu besetzen, wobei eine Verlängerung nicht ausgeschlossen ist.

Dienstort ist Berlin-Mitte.

Die Stelle ist übertariflich nach Entgeltgruppe 6 TVöD-Ost bewertet. Bei Erfüllung der Voraussetzungen wird eine außertarifliche Vorzimmerzulage gewährt.

Die Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung gemäß den dienstlichen Erfordernissen wird vorausgesetzt.

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

  • Führung und Organisation des Sekretariats des Präsidenten (Terminplanung: Organisation und Koordination aller Termine, Besprechungen, Sitzungen usw.; Führung und Überwachung des Terminkalenders; organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen usw.; Reiseplanung: Organisation und Planung von Dienstreisen; Telefondienst; Weiterleitung allgemeiner Anfragen; Betreuung von Gästen; Bearbeitung der Korrespondenz einschließlich E-Mail (auch in englischer Sprache): Posteingang und -ausgang, selbständige Anfertigung von Korrespondenz nach Vorlagen, Mustern oder Stichworten; Bearbeitung und Verfolgung von Geschäftsvorgängen; Führung der analogen und digitalen Aktenablage; Selektion, Bewertung und Weitergabe von Informationen)
  • Durchführung selbständiger Recherchen, die im Zusammenhang mit Dienstgeschäften stehen
  • Unterstützung redaktioneller Arbeiten und des Berichtswesens

Folgende Anforderungen werden gestellt:

  • Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung
  • Mehrjährige Berufserfahrung in der Sekretariatsarbeit
  • Sicherer Umgang mit dem PC und den Microsoft-Office-Programmen
  • Ausgezeichnetes sprachliches Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
  • Gute englische Sprachkenntnisse

Wünschenswert sind:

  • Gute Allgemeinbildung
  • Gute Umgangsformen
  • Hohes Maß an Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, Leistungsbereitschaft sowie Durchsetzungs- und Kommunikationsfähigkeit
  • Gute Arbeitsorganisation, hohes Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
  • Selbständige und vorausschauende Arbeitsweise

Zur Steigerung der Repräsentanz kultureller Vielfalt in der Stiftung Deutsches Historisches Museum sind Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten ausdrücklich erwünscht. Die Stiftung Deutsches Historisches Museum fördert die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter nach dem Bundesgleichstellungsgesetz sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Eine diskriminierungsfreie Arbeitsumgebung hat für uns absolute Priorität. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen und ihnen Gleichgestellte nach Maßgabe der gesetzlichen Regelungen besonders berücksichtigt.

Bitte richten Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf, Arbeits- und sonstigen Zeugnissen und anderen Bewertungen sowie Unterlagen unter Angabe der Kennziffer: EZV Büro Präsident bis zum 23. Juni 2024 ausschließlich elektronisch an: bewerbung@dhm.de.

Bewerbungen in elektronischer Form sind ausschließlich per E-Mail möglich und dürfen aus technischen Gründen nur als eine PDF Datei mit einer Größe von 8 Megabyte übertragen werden. Bitte wählen Sie die Dateibezeichnung "Nachname_Vorname.PDF". Andere Dateiformate oder weitere Anhänge werden ohne Rückmeldung gelöscht oder abgewiesen.